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何の前触れもなく訪ねてきて、こちらの都合も聞かずにいきなり雑談を始めたり、自分の用件を話し始める人がいる。こちらは30分後に会議が控えており、そのための資料作りに追われているというのに、そんなことはおかまいなしに話し続ける。初めのうちは「仕方ないなぁ」と観念して穏やかに相手をしているが、長引くと次第に攻撃的な気持ちが湧いてくる。
このような配慮に欠けた訪問を繰り返していると、知らないところで招かれざる客とのレッテルを貼られることになる。何らかの用件で時間を割いてもらいたい時は、事前に約束を取りつけるのがよいのはもちろんだが、突然訪ねなければならない時は、今ここで話し始めてよいか出直した方がよいかをまず打診し、相手が自分の都合を述べるきっかけを与えるべきである。また、話し始めてからも、相手の動作や表情に注意を払い、相手が急いでいるのに長居し過ぎたり、相手がうんざりしている話題を引きずったりしないよう配慮するのが礼儀である。
資料請求の手紙を受け取ることが多い場合、同じ資料を請求するにも、返信用切手を同封してくる人もいれば、依頼文の便箇しか送ってこない人もいる。大抵は返信用の切手に加えて返信用封筒を同封してくる。その封筒には本人の住所が書かれている。原則として受け取った順に返事を出すことにしていても、どうにも忙しくて仕方がないこともある。
極端な場合は今日出張から帰ってきて明日また出張に出るということもある。その合間に仕事を片づけながら、資料請求などに返事を出す。そのような状況の中、返事するために、わざわざ適当な封筒を探し、相手の住所を書き、郵便局に行って重さに応じた切手を貼ってもらうというのは、なんとも面倒なことである。
返信用封筒に住所も書いてあり、資料の分量を予測して多めの切手が貼ってあれば、こちらは適当な資料を封筒にすべり込ませて、翌日出かけるついでに投函すればよいので、どんなに時間のない時、気持ちにゆとりのない時でも、何とか対応しやすい。それに比べて、返信用の封筒や切手のないものは、どうしても後回しになりやすい。
人に相談する時など、自分の問題で頭が占領されているため、ともすると相手に対する心配りが疎かになりがちである。そもそも相手の置かれた状況などなかなか予測できるものではない。だが、どんな事情があるかわからないからこそ、相手にできるだけ負担をかけない気遣いは欠かせない。
返信用封筒を入れたり、電話や訪問の折に「今ちょっとよろしいですか？」と相手の都合を確認するなど、ほんのちょっとした心遣いだが、これがその後の関係の良否を決することになるのである。